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第一步，明确主旨。这里包括两点，一是弄清意图，在接受写作任务的时候，要厚着脸皮，主动询问，文稿中必须囊括、需要突出的内容是什么？领导想要强调什么？有关部门需要强调什么？听众又希望听到什么？二是选择文种，你要写的是哪类公文？是工作总结、调研报告、表态发言还是会议纪要？这类公文的基本格式是怎么样的？把格式先确定下来，格式要求可以参考百度百科。
第二步，搜集素材。在动笔之前，先找两篇文章来看看，一篇是本单位以往的类似稿件，另一篇是现如今上级或兄弟单位的同类稿件，这样一来，起码的“形式”和“内容”就都基本了解了。为方便寻找、随要随用，最好养成随时搜集素材的习惯，将手头的素材按层级、类别等进行分类整理。比如按层级分，可以分为四类，一是本单位以往的材料；二是上级单位的材料，包括国家、省市、本地区政府和上级单位的相关材料；三是兄弟、同级单位的材料；四是其他报刊、杂志、网站上的相关理论文章。
第三步，拟定提纲。包括题目、开篇、一级标题、二级标题和结尾。很多人只拟到一级标题，这还不够，需要进一步拟到二级标题，甚至三级、四级标题，具体拟多少级要视篇幅和数字要求而定。拟提纲的时候可以先写关键词，准确、规范的表述可以后面再统一修改。修改的时候可以参考一些微信公众号推荐的“亮眼提纲”，以便打开思路。这里提供两种搭框架、拟提纲的方法，一是基本法：先确定一个主题，接着列出支撑主题的若干个小标题，然后继续列出支撑每一个小标题的分标题，每一步骤按照“是什么、为什么、怎么办”来展开；二是并列法：工作措施，取得成效，经验体会，存在问题，原因分析，形势分析，总体思路，主要目标，工作措施，工作建议或保障措施，一份报告不需要囊括以上十项内容，可以根据实际需要进行取舍。
第四步，起草正文。可以遵循从易到难、由浅到深的方法，很多人看到文稿有了一定的篇幅后，心里才能踏实点。一是把已经掌握的、需要强调的内容填充进去，比如上下（上级、自己、下级/领导层、管理层、操作层、党政工团），左右（其他兄弟、同级单位），前后（过去、现在、未来），内外（政府、本行业、关联行业）的相关内容，还有一些正反面的例子。二是从头到尾、一气呵成地顺着写下来，开始填充的内容只是一把“散沙”，你需要往里头“加水加泥”，然后搅拌均匀，才能捏造成型。三是不要在某处纠结、停顿，如果卡词了或者有不甚清楚的内容，不要停下来苦思冥想或翻翻找找，可以在此处标红，暂且搁置，等文章收尾后再回过头来思考和查找资料。
第五步，检查修改。文章要“热写冷改”，当局者迷旁观者清，写完后不用急着立即修改，等过个一天半天再改，届时“旁观者”的心态会更加明显。自己修改的时候要把文章读出来，看看拗不拗口、顺不顺。自己改完后，还要请别人改，每个人都有思维定势，自己发现不了的问题，有时别人轻易就能发现，可以请教有丰富写作经验的同事，也可以直接拿给上级领导审阅。
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