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1、首先明确指出这是一份“被投诉情况说明”，明确说明这份说明是给谁的，例如具体的部门、组织或个人，简要介绍投诉的主题和内容，使接收方对投诉有一个初步的了解。
2、其次详细描述投诉的具体内容，包括时间、地点、涉及人员和事件的经过，如有相关的证据材料，例如照片、录音、邮件等，应在此部分提供，说明对投诉的处理方式和结果。
3、最后总结对投诉的处理结论，以及是否已经解决了问题或仍有待处理的事项。
适时寻求他人帮助若投诉的客户变得难以控制或直接提出威胁，投诉处理者就应寻求帮助：请出上司，郑重地对客户说“我想请主管直接与您商谈”，获得允许后，交换谈话对象。礼貌地重复你能做什么当难缠客户坚持无理要求时，你应该告诉他你能做什么，而不是你不能做什么。要不断地重复这一点。当难缠客户坚持他的要求，而这种要求根本就不可能满足时，客户就会不断提出这种要求。这时，客户很容易翻脸。因此，此时此刻，你要设法避免客户有爆发性的投诉。怎么做呢。做到礼貌地重复。如果客户一直坚持其无理要求，你不要跟他说：“不行。不行。”或“你别做梦了。”等，不要直接回绝，而应当明确告诉他你能够做些什么，不断地重复这一点，有礼貌地坚持原则，让客户明白你的底线在哪里。如果客户放弃了，投诉处理就结束了；如果客户依然不放弃，那就可能牵扯到你的上级主管来进行解决了。做一个问题解决者难缠客户投诉时，你要做一个问题解决者，对事不对人。也就是说，你要学会做一个就事论事、解决问题的人。面对难缠的客户时，投诉处理者应永远提醒自己：我的工作是解决问题，在处理投诉的时候要解决问题。当你把问题解决了的时候，投诉自然就被化解了。征求对方意见征求意见是为了让客户感到受到尊重，受到重视，目的是了解客户的有时，企业或销售人员面对客户的投诉，束手无策，由于平时没有学到化解客户投诉的技巧，致使客户更加不可理喻，更加愤怒，以至于使事情更加恶化。
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